Придя на новую фирму, любой главный бухгалтер начинает с того, что принимает дела у своего предшественника (по крайней мере, думает о том, что это нужно сделать). Для начала нужно выяснить, имеется ли лицо, у которого Вы должны принять дела, и настроено ли это лицо передавать дела новому главному бухгалтеру? Не секрет, что передача дел зависит от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также от порядочности уходящего бухгалтера и причин, по которым он решил оставить предприятие.
Ясно, что целью такой процедуры, как передача дел от одного бухгалтера к другому, является разграничение ответственности за действия «старого» и «нового» бухгалтеров.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и обеспечение регистрации всех хозяйственных операций несет руководитель организации. Он же отвечает за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999г. №996. Поэтому руководитель предприятия тоже должен быть заинтересован в том, чтобы смена бухгалтера прошла безболезненно.
Отметим, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи дел от одного главного бухгалтера другому. Более того, Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» не содержит требования относительно проведения проверки старой бухгалтерской документации новым бухгалтером. Поэтому каждый бухгалтер предъявляет к предшественнику свои требования, а некоторые считают, что ничего никому передавать не нужно.
Мое мнение таково. Передавать дела при смене бухгалтера необходимо и отнестись к этому нужно неформально.
Сразу отмечу, что передача дел и составление соответствующего акта не даст гарантии того, что в учете все правильно, что все документы имеются в наличии и правильно оформлены. Ведь проверить все первичные документы за несколько дней невозможно. Да и как можно знать, что должно быть? Для этого нужно проверять каждую хозяйственную операцию. А если обращать внимание на оформление документов, то передача дел затянется на долгое время.
Кроме того, нельзя говорить и о том, что новый бухгалтер полностью избавлен от ответственности за налоговые ошибки своего предшественника. Ведь, например, декларация о прибыли предприятия (а также и бухгалтерский баланс) составляется нарастающим итогом с начала года. Так что новый бухгалтер отвечает за все то, что содержится в декларации, даже если он начал работать в декабре. Более того, некоторые показатели переносятся из декларации одного года в декларацию другого года (балансовая стоимость основных средств и нематериальных активов, балансовая стоимость запасов, убытки прошлого года от операционной деятельности, убытки от операций с ценными бумагами, расчеты по дивидендам). Поэтому новый бухгалтер вынужден опираться на данные, которые «достались» ему от «старого» бухгалтера.
Конечно, самым оптимальным вариантом при смене бухгалтера, является проведение аудита. Это позволяет ускорить темпы и повысить качество проверки. Кроме того, преемнику не придется самому выполнять огромную неблагодарную работу. Однако, найдется совсем немного директоров предприятий, готовых платить за аудиторскую проверку, тем более, если бухгалтер меняется не один раз в год.
Тем не менее, передавать и принимать дела необходимо:
это поможет Вам быстрее включиться в учетный процесс, понять документооборот и специфику нового предприятия;
вы сможете быстро ознакомиться с учетной политикой, т.к. по крайней мере, до конца учетного года Вам придется применять те же принципы учета, которые использовал предшественник;
вы поймете, все ли необходимые регистры учета имеются в наличии и как организован налоговый учет;
вы узнаете, как и где хранятся бухгалтерские и налоговые документы и договора.
Передача дел от одного бухгалтера к другому оформляется актом приема – передачи дел. В акте указывается дата осуществления передачи. Акт составляется в произвольной форме. Вот некоторые рекомендации по составлению такого акта и приложений к нему:
• В акте следует указать период, за который переданы первичные документы. Можно, конечно, перечислять полученные папки с документами, однако, важнее не сами папки, а документы, содержащиеся в них. Поэтому, если нет возможности проверить каждый документ, то перечень папок теряет смысл. Обратите внимание на дату последней проверки. Если на предприятии проходили проверки контролирующих органов, то новому бухгалтеру необходимо изучить акты последних проверок органами ГНИ, фондами социального страхования. В этом случае новый бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась в деятельности после акта проверки. Если проверки не было, то документы за период с самого начала деятельности предприятия должны быть в наличии. Посмотрите перечень договоров, обращая внимание на «нестандартные».
• Укажите журналы и книги, которые Вы принимаете: главная книга, кассовая книга, журналы регистраций доверенностей, книги учета продаж и приобретений, реестры налоговых накладных и пр. Если какие-то регистры отсутствуют, обязательно укажите это в акте и начинайте ведение соответствующего регистра с момента передачи дел.
• Перечислите, какую отчетность и за какие периоды Вы приняли.
• Приложите к акту перечень всех расчетных счетов предприятия, с указанием их номеров, остатков по счетам и наименования отделения банка. Посмотрите договор о полной материальной ответственности кассира и зафиксируйте остаток наличных денег в кассе, а также номера чековых книжек.
• Независимо от того, автоматизирован учет или нет, обязательно приложите к акту оборотно — сальдовую ведомость и журналы — ордера на дату передачи дел (лучше, если эта дата совпадет с датой окончания месяца), аналитические ведомости по всем счетам. Эти документы должны быть подписаны уходящим бухгалтером. Не вносите исправления в учет задним числом. Все, что Вы считаете нужным исправить, делайте уже в «своем» периоде.
• Особое внимание обратите на документы, относящиеся к заработной плате: при необходимости готовить справки о заработной плате сотрудников за разные периоды времени, начислять отпускные или отчитываться по персонифицированным данным в конце года придется Вам. Все расчетные ведомости должны быть напечатаны и подписаны бухгалтером и руководителем. Обратите внимание на наличие заявлений о применении налоговой социальной льготы.
• Приложите к акту список кредитных договоров, с указанием срока погашения и суммы задолженности.
• Наличие перечня дебиторов и кредиторов предприятия с указанием даты возникновения задолженности облегчит Вам работу в дальнейшем.
• Приложите к акту справки по сверке с органами ГНИ и социальными фондами.
Если этих документов нет — запросите их.
На практике, к сожалению, нередки случаи, когда передавать дела некому (бухгалтер просто ушел и не вернулся) или передавать нечего (учет попросту не велся). Если Вы столкнулись с такой ситуацией, то разберитесь, может быть у бывшего бухгалтера были какие–то причины так поступить? Если Вы все же решились начать работать, то будьте готовы работать и за себя и «за того парня». В любом случае настаивайте на том, чтобы дела Вам передавал директор, и он же подписал соответствующий акт. В акте перечислите все документы и регистры учета, которые имеются в наличии, конкретно укажите, каких регистров и документов нет. Недостающие регистры начинайте вести с момента передачи дел. Однако, восстановления учета или отдельных документов, по-видимому, не избежать.
Документы по теме: Письмо ГНАУ №3125/5/26-2119 от 17.04.2002г. «Относительно обязанности вступающего в должность главного бухгалтера проверить бухгалтерскую документацию, оставшуюся после уволившегося главбуха». В письме утверждается, что новый бухгалтер обязан проверить старую бухгалтерскую документацию. Однако, с этим трудно согласиться.
Единственный документ, который содержит требование проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности при приеме и передаче дел при назначении и освобождении главного бухгалтера – это «Положение о главных бухгалтерах», которое было утверждено Постановлением Совета Министров СССР (!) №59 от 21.01.1980г. Несмотря на то, что это положение является формально действующим, сегодня существует документ, который полностью регламентирует обязанности главного бухгалтера – Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Такое же мнение высказал и Минфин в письме №31-04200-10-23/161 от 06.11.2003г.
Перечень обязанностей бухгалтера содержится в п.7 статьи 8 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». Обязанность бухгалтера проверять ведение учета предшественником там не предусмотрена.
01010
[xyz-ips snippet=»linkfeed»]
Arriving at a new firm, all the chief accountant starts with the fact that the business takes its predecessor (at least, thinks that it should be done). First you need to figure out whether the person from whom you have to take the case, and whether the person to refer cases to the new chief accountant set up? It is no secret that the transfer of cases depends on the relationship between the outgoing accountant and the employer, as well as the integrity of the outgoing accountant and the reasons why he decided to leave the company.
It is clear that the purpose of a procedure such as the transfer of cases from one accountant to another, is a division of responsibility for the actions of the «old» and «new» accountants.
Responsibility for the organization of accounting at the enterprise and ensure registration of all economic operations shall be the head of the organization. He is responsible for the safety of primary accounting documents, ledgers and accounting records. This is established by the Law of Ukraine «On Accounting and Financial Reporting in Ukraine» from 16.07.1999g. # 996. Therefore Manager must also be interested in the fact that the change of the accountant was painless.
It should be noted that the legislation never secured the order of transfer of cases from one to another of the chief accountant. Moreover, the Law of Ukraine «On Accounting and Financial Reporting in Ukraine» does not contain requirements for the inspection of old books and records new accountant. Therefore, every accountant makes their claims to the predecessor, and some believe that nothing anyone not to be transmitted.
My opinion is. Transfer case when changing accountants is necessary and this should be taken informally.
Immediately, I note that the transfer of cases and compilation of the relevant act can guarantee that in the account it right, that all documents are available and properly decorated. After check all the primary documents for a few days is impossible. Yes, and how to know what it should be? To do this, you need to check each business transaction. And if you pay attention to the paperwork, the transfer of cases to be delayed for a long time.
In addition, one can not speak, and that a new accountant is completely relieved of liability for tax mistakes of his predecessor. For example, the declaration of the company’s profit (as well as the balance sheet) drawn up on an accrual basis from the beginning of the year. So the new accountant is responsible for everything that is contained in the declaration, even if he started to work in December. Moreover, some indicators are transferred from one year to the Declaration Declaration of another year (book value of fixed assets and intangible assets, the book value of stocks, losses last year from operating activities, losses from operations with securities, dividend payments). Therefore, the new accountant to rely on information that «inherited» it from the «old» accountant.
Of course, the best option when you change accountants, auditing is. This allows you to accelerate and improve the quality of verification. In addition, the successor will not have to carry a huge thankless job. However, there is quite a bit of Directors of companies willing to pay for the audit, especially if an accountant does not change once a year.
However, the transmit and receive case you must:
This will help you to quickly engage in the accounting process, to understand and document the specifics of the new enterprise;
you will be able to quickly familiarize with the accounting policies as at least until the end of the accounting year you will have to apply the same accounting principles that are used predecessor;
you will realize that all the necessary accounting registers are available and how to tax records organized;
you will learn how and where to store and tax accounting documents and the contract.
The transfer of cases from one accountant to another is made the act of reception — transfer of cases. The act specifies the date of the transfer. The certificate is made in an arbitrary manner. Here are some recommendations for the compilation of such an act and its annexes:
• The instrument should specify the period for which original documents submitted. You can, of course, the list received a folder with documents, however, important not the folders and documents contained in them. Therefore, if there is no way to verify each document, the list of folders is meaningless. Note the date of the last verification. If the company passed inspection regulatory authorities, the new accountant should examine the acts of recent inspections by the STI, the social insurance funds. In this case, the new accountant can only check the documentation that was formed in activity after the inspection report. If the check was not, the documents for the period from the beginning of the company must be available. See a list of contracts, paying attention to the «unusual».
• Specify the magazines and books that you are taking: general ledger, cashbook, warrants logs, sales accounting books and acquisitions, registers tax invoices, etc. If some registers are not available, be sure to include it in the act, and start keeping an appropriate register with. the transfer of cases.
• List what reporting and for any periods you have made.
• Attach to the act of a list of all the company’s account, indicating their numbers, account balances and the name of the bank branch. Look at the contract on a full liability cashier and fix the remainder of cash on hand, as well as the number of check books.
• Regardless of the automated account or not, be sure to attach to the act of turnaround — trial balance and magazines — the order of the date of the transfer of cases (better if this date coincides with the date of the end of the month), the analytical statements for all accounts. These documents must be signed by the outgoing accountant. Do not make corrections in accounting retrospectively. All that you see fit to correct, do already «own» period.
• Pay particular attention to the documents relating to wages: if necessary, prepare a reference on wages for different periods of time, charge or selling personalized report on data at the end of the year you will have. All settlement statements should be printed and signed by the accountant and the head. Note the presence of allegations of tax social benefits.
• Attach to the act of a list of loan contracts, with an indication of maturity and the amount of the debt.
• Have a list of debtors and creditors of the company with an indication of the date of origination of debt facilitate your work in the future.
• Attach to the act of help for reconciliation with the bodies of the State Tax Inspectorate and social funds.
If these documents are not — ask them.
In practice, unfortunately, there are cases when there is no one to refer cases (accountant just left and never returned), or transfer nothing (registration simply not kept). If you encounter such a situation, it will be examined, it may be a former accountant had any reason to do so? If you do decide to start to work, then we are prepared to work for themselves and for «that guy.» In any case insist on that case you passed director, and he also signed the act. The instrument list all the documents and accounting registers that are available specifically indicate which registers and documents there. Missing registers begin to lead to the transfer of cases. However, the recovery of individual records or documents, apparently can not be avoided.
Related documents: Letter of the State Tax Administration №3125 / 5 / 26-2119 from 17.04.2002g. «With regard to the duties the incoming chief accountant to check the accounting records, the rest after the accountant resigned.» The letter states that the new accountant is obliged to check the old accounting documentation. However, this is difficult to accept.
The only document that contains a requirement to check the state of the reception and referral of cases of accounting and reporting in the appointment and dismissal of the chief accountant — a «Regulation on the chief accountant», which was approved by the Decree of the USSR Council of Ministers №59 from 21.01.1980g (!). Despite the fact that this provision is formally valid, there is a document today which fully regulates the duties of the chief accountant — the Law «On Accounting and Financial Reporting». The same opinion was expressed by the Ministry of Finance in a letter №31-04200-10-23 / 161 from 06.11.2003g.01010
[xyz-ips snippet=»linkfeed»]
List Accounting duties contained in paragraph 7 of Article 8 of the Law «On Accounting and Financial Reporting in Ukraine». The duty of an accountant to check the maintenance of the predecessor accounting there is not provided.
